Debiteurenbeheer
Posted by Diego Martins Ferreira on 05-01-2011 | Reageren uitgeschakeld
Zorg dat je administratie goed op orde is. Zorg dat je weet van wie je geld krijgt en wanneer je dat krijgt. Het is ook handig als je die debiteur kan laten zien waarom je geld van hem krijgt, bijvoorbeeld via een contract. Goed debiteurenbeheer betekend dat je je geld sneller krijgt. Goed debiteurenbeheer betekent ook dat je zo weinig mogelijk discussie achteraf hebt. Zorg ervoor dat je vooraf goede afspraken hebt gemaakt zodat je klant niet verbaasd is als hij je factuur ontvangt.
Je moet er rekening mee houden dat je facturen soms langer uitstaan dan afgesproken. Vaak onderschatten ondernemers de schade die zij kunnen lijden door slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen. Soms wordt een rekening zelfs helemaal niet betaald.
Een solide debiteurenbeleid kan de schade aanzienlijk beperken. Het is echter nooit een garantie tegen wanbetalers.
Afhankelijk van je boekhoudpakket is het vaak heel goed mogelijk om het facturatie systeem te koppelen aan je boekhouding. Er wordt dan tegelijkertijd automatisch een boeking gedaan in het verkoopboek en het debiteurenboek (en in sommige gevallen ook in het voorraadboek).
Stuur je herinneringen en aanmaningen zo snel mogelijk en gebruik efficiënte facturatie om klanten sneller te laten betalen.
Voorkom echter zoveel mogelijk dat je een debiteurenboekhouding moet gaan bijhouden. Het kost veel tijd en moeite om de openstaande facturen te traceren en uiteindelijk ook betaald te krijgen. De klant is natuurlijk koning, maar hij moet wel betalen. Boter bij de vis zorgt meetal voor de minste problemen.
Maak je toch gebruik van levering op krediet (in sommige branches waaronder B2B is dat normaal) dan zijn de te volgen betalingtermijn en procedures bij wanbetaling van groot belang. Maak hier melding van in je ondernemingsplan.
Gaat het om grotere bedragen, dan is een krediet controle in een daarvoor gespecialiseerde maatschappij een verstandig idee. Waarom zou je immers een krediet verlenen aan iemand die bij de BKR in Tiel op de zwarte lijst staat. Een van de grote verliesposten bij een (startende) ondernemer zijn de niet betalende klanten! Vraag eventueel een aanbetaling en controleer het betalingsgedrag van vaste klanten.
Wordt er steeds trager door de debiteur betaald dan is dat een slecht teken, goed opletten dus!
Staan er nog niet betaalde goederen bij een klant, dan betekent dat niet dat je de eigenaar bent. Bij een faillissement van de ondernemer ben je een van de schuldeisers en sta je misschien achteraan bij het uitdelen van het geld: de belastingdienst, personeel en de financierende bank staan bijna altijd voorop.
Het is handig om een standaarddocument met algemene leverings- en betalingsvoorwaarden op te stellen. Hierin staat op welke voorwaarden je een product of dienst levert aan een klant. Daarnaast vermeldt je de incassobedingen en betalingstermijnen. Algemene voorwaarden kunnen preventief werken om moeilijkheden in een later stadium te voorkomen. Je moet ze wel vooraf aan de klant kenbaar maken. Veel ondernemers vermelden deze voorwaarden op de achterkant van de factuur of offerte.
Als je debiteur niet op tijd betaalt, kun je rente in rekening brengen. Hoewel het niet noodzakelijk is, kun je deze boeterente standaard in je algemene voorwaarden opnemen, zodat je er bij problemen naar kunt verwijzen.
Als een debiteur niet of onvoldoende reageert op je aanmaningen, kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Tips om te zorgen dat je klanten betalen
Maak vooraf duidelijke afspraken over levering en betaling (door algemene voorwaarden), geef je klanten een maand tijd om te betalen en pak de telefoon zodra een post langer openstaat, bel je klant op om te achterhalen wat de reden van het niet betalen is, maak voor jezelf helder wanneer je herinneringen en aanmaningen verstuurt (wijk niet van deze termijn af), gebruik een standaardherinnering en standaardaanmaning, zet boven je brief niet ´eerste herinnering´; dan verwacht men een tweede herinnering, spreek binnen je bedrijf af wie betalingsafspraken of betalings- regelingen met de klant mag maken, bevestig de betalingsafspraken schriftelijk, als een klant de afspraken niet nakomt, schakel dan direct een incassobureau of deurwaarder in, zorg voor inzicht in het betalingsgedrag van je klanten. Een rapportagesysteem is onmisbaar.
Je kunt je debiteurenbeheer ook uitbesteden. Bij factoring draag je je gehele debiteurenbestand over aan een bank of aan een factormaatschappij. Deze factor neemt het risico dat je debiteur niet betaalt van je over. Daarvoor betaal je uiteraard een vergoeding. De factormaatschappij bepaald de kwaliteit van je debiteur en op basis hiervan worden voorschotten verstrekt. Je ontvangt dan direct bijvoorbeeld 70% van het factuurbedrag. Een factormaatschappij slaagt er vaak in facturen eerder geïnd te krijgen.
Bron: Kamer van Koophandel
………………………………………………………..