Een offerte maken
Posted by Diego Martins Ferreira on 05-01-2011 | Reageren uitgeschakeld
Met een offerte doe je een klant een specifiek aanbod. In je offerte beschrijf je wat je gaat doen, onder welke voorwaarden en voor welke prijs.
Een offerte maak je vaak na een eerste gesprek of op verzoek van een klant. Je kunt ook uit eigen beweging een offerte sturen, maar over het algemeen zijn die minder succesvol. Een klant is eerder geneigd in te gaan op een offerte als hij jou al eens gesproken heeft.
Verplichte onderdelen van een offerte: Contactgevens, zowel van de klant als van uzelf; datum; offertenummer; duur van de offerte/reactietermijn; omschrijving van het product of de dienst; tijdsduur van de werkzaamheden; werkwijze en eventuele samenwerking met anderen; begin- en einddatum van het werk; prijs en tarieven; betalingstermijn; algemene voorwaarden.
Prijs
Je klant wil weten wat hij kan verwachten voor een bepaalde prijs. Zorg daarom dat uit de offerte duidelijk blijkt hoe je tot een bepaalde prijs komt en wat daarbij is inbegrepen. Voor werkzaamheden waarvan je de kosten nog niet precies weet, maak je een inschattting. Je vermeldt daarbij binnen welke termijn je zekerheid hebt over het exacte bedrag. Tot slot kun je in je offerte ook aangeven hoe je omgaat met onkosten, reiskosten en kosten voor meerwerk.
- Duur van de offerte
Een offerte is zelden onbeperkt geldig. Prijzen kunnen tenslotte veranderen. Als een klant nog kan ingaan op een offerte van maanden geleden, kan dat vervelende financiële gevolgen hebben. Vermeld daarom in je offerte hoe lang deze geldig is en binnen welke termijn de klant moet reageren. Je kunt ook een vrijblijvende offerte sturen. Die bestaat uit een opsomming van wat je besproken hebt, met daarbij een prijsindicatie. Doorgaans volgt op de vrijblijvende offerte een definitieve offerte. Daarin leg je de afspraken vast. - Planning en randvoorwaarden
In je offerte geef je een planning van hoe lang je bezig bent met de werkzaamheden. Geef bij je planning de voorwaarden aan die noodzakelijk zijn om de planning te halen. Bijvoorbeeld tijdige aanvaarding van de offerte of aanwezigheid van bepaalde materialen.
Tips bij het opstellen van een offerte
Let bij het maken van je offerte op de volgende zaken:
- Adresseer de offerte aan de juiste persoon. Vaak heb je een contactpersoon, maar dat is niet altijd degene die bevoegd is om opdrachten te verlenen. Zorg dat je offerte (ook) terecht komt bij degene die mag tekenen.
- Hou je offerte overzichtelijk door planning, berekeningen, technische specificaties en eventuele tekening in een bijlage te voegen.
- Zorg dat je de wensen van de klant helder hebt en ga daar op in. Vertel wat je gaat doen, wat het resultaat is en waarom de klant je moet kiezen.
- Gebruik geen ingewikkelde woorden of vaktaal in je offerte.
- Hou je offerte zakelijk van toon. Wil je verwijzen naar een eerder gesprek, dan doe je dat in een begeleidende brief.
- Maak je offerte tekenklaar, zodat de klant meteen kan accepteren. Let op: als de klant tekent, heb je een juridische overeenkomst.
Je offerte moet in dit geval dus wel compleet zijn. - Maak je offertes zo aantrekkelijk mogelijk. Bijvoorbeeld door positief taalgebruik, het gebruik van kleur en illustratie of vette teksten om de voordelen te benadrukken. Of plaats bijvoorbeeld je logo naast dat van je toekomstige klant.
- Benoem de voordelen voor de klant. Het benadrukken van de prijs voor goederen of diensten is niet altijd positief. Veel beter is om direct na het noemen van een bepaalde prijs ook de voordelen van de investering te benadrukken. Probeer ook zoveel mogelijk te spreken over investeringen in plaats van kosten.
Tip: check het Handelsregister
Is degene aan wie je je offerte stuurt wel bevoegd om contracten te tekenen? In het Handelsregister kun je een uittreksel opvragen van de onderneming van je klant. Daarin staat ook wie tekeningsbevoegd is.
Bron: Kamer van Koophandel
………………………………………………………..