Organisatie en proces
Posted by Diego Martins Ferreira on 24-12-2010 | Reageren uitgeschakeld
Om (meer) winst te maken hoeven ondernemers niet alleen aan de slag met nieuwe producten of diensten of nieuwe technologie.
In veel gevallen is slimmer werken, dus beter organiseren, juist de oplossing. Bijvoorbeeld door processen slimmer in te richten of te automatiseren, door slimmer met partners samen te werken of slimmer je personeel te trainen.
Veel organisaties worstelen met de vraag wat de samenhang is tussen proces– en organisatiestructuur. Beide structuren kunnen naast elkaar bestaan in dezelfde organisatie. Beiden zeggen wat over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers, beiden zeggen wat over de functies en eindresultaten van een organisatie en beiden grijpen in op de managementverantwoordelijkheden, maar de afstemming lijkt vaak zoek.
De verwarring is het gevolg van het feit dat organisatie– en processtructuur niet op hetzelfde moment en vaak los van elkaar ontworpen zijn.
Door bij het ontwerp een aantal elementaire ontwerpregels toe te passen kan op relatief eenvoudige wijze een geïntegreerd organisatie– en procesontwerp verkregen worden. De volgende elementaire ontwerpregels voor het inrichten van organisatie en processen zijn van belang:
- Alle personele functies zijn gekoppeld aan één of meer procesrollen, het toewijzen van taken (organogram), het samenwerken van mensen (processen).
- Alle organisatie functies worden afgedekt door één hoofdproces.
- De managementverantwoordelijkheden worden als volgt belegd: – de algemene en hiërarchische verantwoordelijkheden conform de organisatiestructuur. – de procesverantwoordelijkheden (via proceseigenaarschap) conform de processtructuur.
- het nemen van besluiten (beslissingstructuur);
- het coördineren van zaken (overlegstructuur); de ondersteuning door methoden, tools en infrastructuur van deze processen en structuren.
Aanpassing van uw interne organisatie is noodzakelijk naarmate uw onderneming groeit en verschillende groeifases doormaakt.
Elke groeifase eindigt in een crisis waar het bedrijf doorheen moet. Het groeimodel van Greiner beschrijft acht fases. De eerste vier zijn:
Creativiteit.
In de opstart- of pioniersfase spelen creativiteit en markt- en productgerichtheid een grote rol. De interne organisatie is informeel, net als de onderlinge communicatie. Bij sterke groei ontstaat er een leiderschapscrisis. Leiding geven vraagt andere vaardigheden van de ondernemer.
Leiding.
Na de opstartfase geeft het management meer sturing en leiding. Het gevaar bestaat dat dit medewerkers teveel in hun vrijheden beperkt. Ze verlangen naar meer eigen inbreng en verantwoordelijkheid. Na de leiderschapscrisis in de eerste groeifase ontstaat nu een autonomiecrisis.
Delegeren.
Als resultaat van de autonomiecrisis krijgen medewerkers en afdelingen meer verantwoordelijkheden. Hierdoor is het personeel beter gemotiveerd en groeit het bedrijf verder. Als het management echter het gevoel krijgt dat ze de interne organisatie niet meer kan overzien ontstaat er een beheerscrisis.
Coördinatie
Het management wil meer communicatie en informatie-uitwisseling voor een betere coördinatie en legt dit vast in procedures en regels. Hierdoor kan een bureaucratiecrisis ontstaan.
Een groeiend bedrijf verandert voortdurend. Of de groeifases succesvol verlopen, bepalen de volgende aspecten van de interne organisatie:
Verdeling en afstemming van taken.
Wilt u meer delegeren, dan moeten de taken en verantwoordelijkheden van afdelingen en medewerkers duidelijk zijn. Stem taken op elkaar af door voor elke afdeling ook een interne klant te benoemen. Bespreek uw koers en de gewenste resultaten met het management. Laat hen aangeven wat zij daaraan kunnen bijdragen. Zo bereikt u een optimale verdeling en afstemming van taken binnen uw hele bedrijf.
Beoordeling.
Betrek niet alleen de afdelingsresultaten in de beoordeling, maar ook de prestatie richting de interne klanten. Zo bent u er zeker van dat alle activiteiten binnen de interne organisatie beter zijn afgestemd op het beoogde eindresultaat bij de klant.
Informatiestromen.
Informatiestromen binnen de interne organisatie zorgen voor de juiste managementinformatie en beoordelingsinformatie. Deze informatiestromen verlopen bij voorkeur in tegengestelde richting als het primaire proces. Dit maakt duidelijk of processen stagneren vanwege interne of vanwege externe factoren.
Medewerkers van het eerste uur
Veel groeiende ondernemingen houden medewerkers van het eerste uur de hand boven het hoofd. Zij kregen steeds meer verantwoordelijkheid en werken nu eigenlijk boven hun kunnen. Bovendien bezit nieuw personeel soms meer kennis en vaardigheden en willen zij de interne organisatie veranderen. Het is moeilijk maar vaak moet u dan afscheid nemen van medewerkers van het eerste uur om de groei van uw bedrijf niet te belemmeren.
Bron: 123management .nl, Syntens.
………………………………………………………..